Vasakronan om den smarta och levande arbetsplatsen

Gränser suddas ut. En ny generation tar plats i ett förändrat arbetsliv med en ny syn på begreppet arbete. Utformningen av den fysiska kontorsmiljön spelar en allt större roll. Den ska motivera, engagera och inspirera till bättre resultat.

Det finns mycket forskning kring just kontorsarbete. Det visar sig att kontorsmiljöns utformning påverkar allt från trivsel till prestationer. Rätt använt kan ett kontor därför bli ett kraftfullt verktyg för att få människor att samarbeta bättre, utveckla idéer eller skapa en ny kultur.

Som landets största fastighetsägare ligger Vasakronan i framkant och stödjer företag som anammar det nya med en mer strategisk syn på lokalfrågan.

Allt att vinna på en arbetsplatsstrategi

Britt Lindqvist är utvecklingschef på Vasakronan sedan fem år och har tidigare arbetat med ledarskap och beteendeförändringar. En av hennes uppgifter är att ge företag stöd kring strategiska frågor med lokalerna som bas.

– Miljön där människor ska mötas och arbeta får en viktigare roll. I mitt arbete hjälper jag företag att skapa en övergripande arbetsplatsstrategi för att få ut det mesta möjliga av sina lokaler, och därmed kunna skapa bättre resultat, säger hon.

Britt Lindqvist berättar att de flesta företag som söker nya lokaler tillhör kategorin ”sällanköpare”, där det är lätt att hamna i frågor kring kvadratmetrar och typ av möbler. Många gånger har ledningsgruppen inte haft möjlighet att prata ihop sig om frågan ur ett strategiskt perspektiv. Men faktum är att lokalfrågan berör alla ledningsfunktioner och påverkar både resultat och prestation.

”Vi tar frågan till en ny nivå, där den fysiska miljön är ett redskap för att åstadkomma något nytt.”

– Och mitt främsta verktyg är att ställa de frågor som aldrig brukar bli ställda och arbeta med ett brett perspektiv. Vi brukar säga att vi ställer tusen frågor och landar i ett svar. Vad ska hända här? Vilket beteende vill ni ha? Vill ni minska kostnaderna eller öka kreativiteten? Det är några exempel på frågor som behöver ställas i ett inledande skede.

Med människan i centrum

Sättet vi arbetar på har förändrats och många väljer idag det aktivitetsbaserade kontoret.

– Vårt eget kontor ”Klara Zenit” är en extrem tillämpning på en aktivitetsbaserad arbetsplats och ger en bra bild av vilka möjligheter som finns. Framför allt har vi kunnat samla erfarenheter av lösningen och inspirera andra. Men inget kontor är förstås det andra likt. Det är de individuella behoven som styr den slutliga utformningen, konstaterar hon.

I ett aktivitetsbaserat kontor finns inte den fasta arbetsplatsen. I stället skapas miljöer för att passa olika behov och situationer. Tysta zoner där det går att få vara i fred, platser för möten eller en lounge för mer avslappnad samvaro.

Detaljer som blir pusselbitar i livspusslet

Det krävs ett antal ingenjörsmässiga utmaningar för att ytorna ska fungera. Stora krav ställs på att ljud- och ljusmiljöer och ventilation fungerar och är anpassade efter alla olika situationer.

Människors behov måste vara i centrum. Ofta är det faktiskt inte så värst komplicerat. Nästan alla vill kunna påverka sitt liv, minska sin stress och få balans i livet. Att till exempel ha möjlighet att ta med barnen på arbetet kan vara guld värt och just den lilla detalj som gör att livspusslet går ihop.

– Skapa en plats som är så bra att folk vill komma dit. Den fysiska miljön är viktig, men lika betydelsefullt är de mer mjuka värdena och att det är en schysst, trevlig och rolig arbetsplats, säger Britt Lindqvist.

Var vill jag sitta idag? När människor väljer själva är det lättare att acceptera en förändring eller en ny situation. Lokalerna behöver därför kunna förändras vartefter behov uppstår eller förändras.

– Du ska inte behöva vara på plats klockan 6:30 för att få sitta där du vill. Då är lokalerna fel utformade. Flexibiliteten är också bra i ett längre perspektiv, eftersom företag ska förändras och utvecklas.

Inkluderade medarbetare slipper oro

Vid en förändring, som ett nytt kontor innebär, behövs förståelse kring hur människor tänker och funderar. Många gånger finns en osäkerhet och rädsla för det nya.

– När vi tittar på hur människor reagerar ser vi samma mönster upprepa sig. Först en oro som rör jaget. Var ska jag få plats? Sedan kommer praktiska frågor och sist bekymmer för hur teamet ska fungera och arbeta tillsammans.

Genom att skapa en tydlig story och röd tråd kring vad som är tanken och vad som ska hända går det att förebygga oro och tvekan hos medarbetarna. Alla behöver känna sig sedda och hörda i den processen och ”vara med på resan”.

En ny typ av ledarskap

I det aktivitetsbaserade kontoret får ledarskapet en ny roll. Som chef kanske du inte har medarbetarna samlade och din position märks inte genom yttre attribut. Hierarkier löses upp, vilket ligger i tiden för det moderna ledarskapet. För att behålla teamkänslan krävs det mer av cheferna. Eller något annat? Det handlar om att i högre grad se och uppmärksamma medarbetarna.

– När medarbetarna själva kan bestämma vem de vill umgås med uppstår nya och spännande möten. Vad gör det med organisationen i förlängningen? Vilka nya möjligheter skapas? Det är viktiga frågor vi med glädje överlåter till kunderna när de tagit plats i sina nya lokaler.

Med början i arbetsplatsstrategin visar Vasakronan vägen till en smartare och mer levande arbetsplats. Precis som människor vill ha det. Välkommen till en bättre värd.

Text: Jörgen Däckfors, Brandline. Foto: Niklas Björling, Gustav Kaiser, August Dellert