Maria Tideström är en av två projektledare på Sollentuna kommuns trafik- och fastighetskontorets fastighetsavdelning

Sollentuna kommun storsatsar

Sollentuna kommun kommer att satsa närmare 400 miljoner kronor per år på bland annat nya skolor, förskolor och idrottsanläggningar. Den nya fastighetsavdelningen har i uppgift att förverkliga politikernas visioner och planer.

Ny organisation

Kommunens fastighetsverksamhet låg tidigare direkt under kommunledningskontoret med en personalstyrka på bara 4–5 personer. Till stora delar var den operativa verksamheten outsourcad. I januari 2011 inleddes processen med att ta tillbaka kontrollen genom att bygga upp den fristående enheten trafik- och fastighetskontoret. På sikt kommer man där att vara cirka 35–40 medarbetare.

Maria Tideström är en av två projektledare på trafik- och fastighetskontorets fastighetsavdelning och började sin anställning på kommunen i september 2011. Hon har varit med och byggt upp fastighetsavdelningen.

– När vi startade upp den här verksamheten fanns det inga system kring ritningshantering och projektdokumentation så det har varit lite som att börja från början. Det positiva i det är att vi fått en möjlighet att tänka nytt och rätt. Det har varit fantastiskt roligt att få vara med och bygga upp verksamheten, berättar hon.

Tydligt uppdrag och bättre styrning

Genom att man nu byggt verksamheten från grunden har man skapat en organisation och anpassat strukturer och processer som tar fasta på hyresgästernas verkliga behov. Tidigare fanns det luckor i processen kring byggprojekten. Projekt startades upp och det fanns ofta inga tydliga beslutstillfällen på vägen.

– Vårt uppdrag är lika tydligt som det är enkelt beskrivet. Vi ska tillhandahålla lokaler som svarar mot hyresgästernas behov. Nu jobbar vi efter en tydlig struktur och process med komponenterna behov, förstudie, programskede och slutligen genomförande med projektering och produktion. Det här ger en bättre styrning och det går att slå stopp i fall något inte fungerar.

Det har varit en grannlaga uppgift att få organisationen på plats och alla rutiner att fungera. Utifrån en inledande processkartläggning har ett helt nytt koncept skapats med projektmallar, aktivitetsbeskrivningar, beslutstillfällen, egenkontroller och olika förvaltningspolicyer.

Sammantaget har man fått en mycket effektiv organisation riggad för att kunna köra alla entreprenadformer. Det som saknas är ett modernt IT-stöd med ritningar och projektdokumentation lagrat direkt i molnet.

Samtidigt har trafik- och fastighetskontoret i samarbete med kommunens upphandlingsavdelning sett till att ta fram ramavtal med tekniska konsulter och här är Helenius en av de utvalda aktörerna inom VVS-området.

– Vi har arbetat hårt med det här. Vi har på kort tid byggt upp en fastighetsavdelning med 12 medarbetare och successivt tagit tillbaka till exempel projektdokumentationen. Det mesta av rutinerna finns på plats och vi står nu beredda att leverera de projekt som politiken trycker på för att få genomförda.

Maria Tideström och hennes kollegor kommer inte lida av arbetsbrist de kommande åren. Tvärtom. Nu ska de ge sig i kast med att få de planerade projekten i produktion till nytta för politiker och inte minst Sollentunaborna själva.